Program dla kancelarii. Aktualizacje.

 

Faktury w walutach obcych


PROGRAM DLA KANCELARII.WYSTAWIAJ FAKTURY W WALUTACH OBCYCH Z VICARIUSA.


Program VICARIUS e-Kancelaria od teraz umożliwia wystawianie faktur w dowolnej walucie obcej.

Wystarczy dodać wybraną walutę do słownika walut w programie, aby zacząć fakturować w walucie obcej.

System sprawdza kurs wybranej waluty w dniu wystawiania faktury. Dzięki temu wystawiając fakturę w walucie obcej, zawsze mamy pewność, że wystawiamy ją w danym dniu po obowiązującym kursie. Program pozwala na wybór daty wstecznie i wystawienie faktury po obowiązującym kursie w danym dniu.

Kursy Walut NBP z poprzedniego dnia roboczego pobierane są automatycznie przez program i dostępne w zakładce kursy walut NBP. Znajdują się tam dwie tabele:

Tabela A kursów średnich walut obcych aktualizowana jest
w każdy dzień roboczy, między godziną 11:45 a 12:15.

Tabela C kursów kupna i sprzedaży walut obcych oraz tabela kursów
jednostek rozliczeniowych aktualizowane są w każdy dzień roboczy,
między godziną 7:45 a 8:15.
System umożliwia dodawanie walut znajdujących się w słowniku na potrzeby fakturowania w programie.
Możliwość sprawdzania kursów walut wstecz z dowolnego dnia.
Wystawiając fakturę z datą wcześniejszą od dzisiejszej, system sprawdza kurs waluty na dzień jej wystawienia

 

Brak aktywności w sprawach

Najnowsza wersja programu dla kancelarii umożliwia monitorowanie spraw w których nie dzieje się nic od dłuższego czasu. Brak aktywności w sprawach, to funkcjonalność dzięki której możemy na bierząco monitorować aktywność  spraw „w toku” jak również spraw o statusie „oczekujące”.  Funkcja ta daje możliwość unikania sytuacji w której sprawa bez wyznaczonej czynności bądź zdarzenia pozostanie niezauważona w systemie przez dłuższy czas. Wyznaczanie dowolnego parametru braku aktywności, umożliwia dostosowanie przypomnień do osobistych preferencji użytkownika systemu. Dzięki temu możemy monitorować nie tylko brak wyznaczonych zdarzeń lub czynności, ale również specyficzne aktywności takie jak: brak zarejestrowanego czasu pracy przy sprawie klienta z którym rozliczamy się godzinowo  lub przedłużający się brak zmiany stanu sprawy w sądzie.
 
 

Terminy kolidujące

Od tej pory nasz program dla kancelarii będzie zawsze monitorował, czy rejestrowany nowy termin czynności lub zdarzenia nie koliduje z już wcześniej wpisanym w kalendarzu. W przypadku wystąpienia kolizji terminów, program poinformuje o tym fakcie wyświetlając komunikat o zajętości wybranego czasu. Jest to informacja dla użytkownika, dzięki której będzie wiedział, że zarejestrowano inną czynność lub zdarzenie w tym samym czasie. Program pozwoli na dodanie nakładającego się terminu do kalendarza, lecz to użytkownik będzie musiał określić czy pozycje te mogą na siebie zachodzić.
 

Integracja poczty e-mail

Korespondencja do sprawy załączana wprost z osobistej skrzynki mailowej, bądź ogólnej kancelarii. Integrując skrzynkę mailową kancelarii z programem dla kancelarii, umożliwia załączanie korespondencji mailowej wprost do spraw w programie. Korespondencja od klienta (treść maila oraz załączniki) może zostać załączona do wybranej sprawy bez konieczności jej wcześniejszego zapisywania na dysku komputera.
 
Jaka zmiana dla organizacji pracy w kancelarii?
 

    • Przyspiesza proces załączania dokumentów do spraw. Wystarczy jedno kliknięcie, aby załączyć całą zawartość maila do wybranej sprawy.
    • Organizuje pracę kancelarii. Wszystkie maile od klientów znajdą się na pewno we właściwym miejscu, czyli pod konkretną sprawą.
    • Porządkuje wymianę korespondencji w kancelarii. Nie ma potrzeby przesyłania dalej korespondencji mailem do innych pracowników.

Napisane przez Michał Olszewski