Współpracując od lat z kancelariami prawnymi prowadzącymi różne sposoby rozliczeń czasu pracy ze swoimi klientami, wypracowaliśmy wspólnie z użytkownikami systemu Vicarius e-Kancelaria funkcjonalność ewidencji i rozliczania czasu pracy, która możliwie najlepiej oddaje specyfikę pracy w prawie każdej kancelarii prawnej. Kancelarie stosując różne sposoby ewidencji i rozliczania czasu pracy, potrzebują niezawodnego i prostego narzędzia, które zapewni realizację tego celu, a przy okazji dostarczy dane analityczne do wewnętrznych rozliczeń z prawnikami.


Spektrum zasad ewidencji oraz rozliczania czasu pracy obejmuje między innymi:

Ewidencja czasu pracy i jego rozliczanie godzinowe z podziałem na osoby w kancelarii pracujące nad sprawą. Aby takie dane agregować powstał w systemie Vicarius e-kancelaria specjalny raport, który pozwala na stworzenie dowolnego zestawienia czasu pracy wybranego pracownika w dowolnym okresie czasu. Może  to być np. zestawienie wszystkich wykonanych czynności przy wszystkich sprawach wybranego klienta w dowolnym okresie czasu. Posiadając system możemy w szybki sposób agregować dane potrzebne do rozliczeń.


Ryczałt z limitem godzin to jeden z często stosowanych sposobów ewidencji czasu pracy. Domyślnie w systemie określamy stawkę godzinową do limitu godzin oraz tą obowiązującą po przekroczeniu limitu. Określając dla wybranego klienta stawkę godzinową do limitu godzin i tą obowiązującą po przekroczeniu limitu,system automatycznie zliczy czas pracy, który wynika z ryczałtu miesięcznego i pokaże przekroczenia. System przelicza godziny spoza limitu objętego ryczałtem według stawek ustalonych z klientem. Oczywiście wszystkie te dane automatycznie przenoszone są na fakturę, którą wraz z raportem godzinowym możemy wysłać do klienta z systemu zaraz po jej wystawieniu. Ryczałt z limitem godzin rozliczany kwartalnie. Korporacyjni klienci kancelarii często decydują się na takie rozwiązanie, aby mieć pełną swobodę w korzystaniu z obsługi prawnej w wybranym okresie rozliczeniowym. Pula niezrealizowanych w danym miesiącu godzin przechodzi na kolejny miesiąc, a ewentualne godziny ponad limit mogą być rozliczane opcjonalnie w ujęciu kwartalnym.


Podpinanie godzin do faktury ryczałtowej. Kancelarie ewidencjonując czas pracy przy różnych sprawach jednego klienta, wystawiając fakturę dla klienta chcą mieć możliwość dopisania do pozycji takiej jak obsługa bieżąca, czasu pracy z różnych spraw. W tym rozwiązaniu system pomaga oznaczyć wybrane godziny w systemie jako zafakturowane, aby wystawiając kolejną fakturę zafakturowane wcześniej pozycje czasu pracy nie mogły zostać ponownie wybrane do kolejnej faktury.


Obsługa bieżąca z czasem pracy na jednej fakturze. Niektóre kancelarie rozliczają obsługę bieżącą danej sprawy wraz z czasem pracy poświęconym na sprawę. System pozwala na dopisywanie zarejestrowanego przy sprawie czasu pracy do wystawionej, a nie zapłaconej faktury Vat czy faktury pro forma. Rozwiązanie takie stosowane jest w sytuacji, gdy kancelaria obsługująca wybrany podmiot umówiona jest na stałą kwotę obsługi, ale realizując zlecenie chce podpiąć pod wybraną fakturę godziny zrealizowane w ramach zlecenia.


Jakie korzyści daje udostępnianie spraw klientom przez strefę klienta?


Kancelarie pracujące w systemie Vicarius e-Kancelaria nadają klientowi uprawnienia do przeglądania niezafakturowanego czasu pracy wybranej sprawy. Klienci mający wgląd do swojej sprawy przez strefę klienta rzadziej negocjują ilość przepracowanego przez kancelarię czasu pracy.
Klient mogący na bieżąco monitorować postęp prac nad sprawą ma czas na „oswojenie się” z faktem, że być może jego sprawa jest bardziej pracochłonna, niż początkowo zakładano. Dzięki temu klienci z reguły nie negocjują na koniec okresu rozliczeniowego.



Jak spowodować, aby pracownicy na bieżąco rejestrowali czas pracy i jakie płyną korzyści ze zliczania czasu pracy poświęconego na sprawy?


Przetestowaliśmy z użytkownikami naszego systemu wiele sposobów rejestracji czasu pracy. Dlatego wyposażyliśmy program w optymalny sposób zliczania czasu pracy prawników.


Jednym z najlepiej sprawdzających się sposobów jest wymuszenie rejestracji czasu pracy zaraz po wykonaniu przez prawnika czynności związanej ze sprawą. Każdy prawnik widzi tylko czas pracy zarejestrowany przez siebie. Prawnicy realizujący zadania nie widzą czasu pracy innych współpracowników, jak również wielkości zakontraktowanego z klientem czasu pracy na sprawę. Dzięki temu unikamy sytuacji dopasowywania przez prawników godzinówki do zakontraktowanego czasu pracy.
Takie rozwiązanie gwarantuje, iż czas pracy rejestrowany jest na bieżąco, bez zostawiania wszystkiego na ostatnią chwilę, tuż przed terminem rozliczenia z klientem. Czas pracy, który został zarejestrowany przez wybranego prawnika przy sprawie, nie musi zostać zafakturowany w wymiarze jaki zadeklarował wybrany prawnik. System przechowuje informacje o czasie pracy zadeklarowanym przez prawnika, jak i tym który znalazł się na fakturze- czyli został zaakceptowany po konsultacji z klientem.
Często zdarza się, iż kancelarie prowadzą rejestr czasu pracy poświęconego na sprawę pomimo rozliczania sprawy ryczałtem. Czas zadeklarowany przez prawnika może zostać wykorzystany do rozliczeń wewnętrznych jak i służy do oszacowania czasochłonności wybranego rodzaju sprawy w przyszłości.

Testuj wersję demonstracyjną systemu:

Opublikowane przez: Michał Olszewski